Règlement d’Ordre Intérieur

Adopté par le conseil d’administration du 12 janvier 2019.

Article 1 : Le présent règlement vise à organiser le fonctionnement de l’A.S.B.L. WalQuad, anciennement Pondroquad, ainsi que les droits et devoirs de ses membres.

Article 2: Est considérée comme nulle et non avenue, toute disposition qui serait contraire à la loi Belge sur les A.S.B.L., à un décret ou à un arrêté de la Région Wallonne.

Article 3 : La réalisation de l’objet social relève des attributions du président. Elle peut être déléguée, pour des objectifs particuliers, au vice-président ou à d’autres membres du conseil d’administration (C.A.).

Article 4 : Toute personne désirant devenir membre du club doit remplir un formulaire appelé “Bulletin d’affiliation “ (voir annexe 1). Tout membre agréé, en règle de cotisation recevra une carte de membre et une copie du présent règlement lors de sa première inscription.

Article 5 : Des cotisations:

Les cotisations des différentes catégories de membres sont fixées par l’Assemblée générale (A.G.) composée des membres effectifs et sur proposition du Conseil d’administration (C.A.) conformément aux Articles 6 et 12 des statuts et à l’Article 9, alinéa 4 du présent règlement d’ordre intérieur.

Les membres effectifs et les membres adhérents, en tant que personne physique, paient une cotisation annuelle de 60 € pour un quad et son pilote et à 75€ pour un quad, son pilote et un passager habituel. La cotisation couvre la période du 1^er janvier au 31 décembre de chaque année. Les cotisations sont à payer, sans appel du trésorier, avant le 15 décembre sur le compte du club.

Article 6 : Des Invités et participants non-membres:

Les membres de l’association pourront inviter des participants non-membres à participer à une activité organisée par l’ASBL à la condition que le nombre maximum de membres participants admis pour cette activité ne soit pas atteint. La participation pour un invité s’élève à 20€ (30€ avec passager) pour l’activité unique Le membre ‘invitant’ proposera à son invité de s’affilier en tant que membre en cas de participation à une seconde activité. La participation versée pour la première activité ne sera pas déduite de la cotisation.

Lors de l’organisation par l’association d’événements qui sont ouverts à des participants non-membres, une participation spécifique sera déterminée et sera fixée avant le début de l’événement.

Dans ces deux cas de figure, la participation à l’activité est conditionnée par la signature du formulaire de renseignement et à la charte de bonne conduite.

Article 7 : De l’assemblée générale annuelle:

L’ordre du jour, rédigé par le conseil d’administration, comprendra obligatoirement les points suivants:

• Allocution du président;
• Approbation du procès-verbal (P.V.) de l’A.G. Précédente;
• Rapport du trésorier;
• Rapport des contrôleurs aux comptes, si nommés;
• Demande de décharge des administrateurs pour la période de gestion écoulée;
• Budget prévisionnel et détermination des cotisations pour le prochain exercice;
• Désignation si nécessaire de deux contrôleurs aux comptes;
• Élections et démissions d’administrateurs ;
• Élections et démissions de membres effectifs ;
• Élection de deux contrôleurs aux comptes, si souhaité par le quorum des membres effectifs ;
• Divers.

Quand un membre effectif désire porter un point à l’ordre du jour, il doit en aviser le C.A. par écrit au plus tôt et obligatoirement huit jours avant toute A.G.

Chaque membre effectif dispose d’une voix et peut être porteur d’une procuration.

Article 8: De l’assemblée extraordinaire:

L’ordre du jour, rédigé par le conseil d’administration, comprendra obligatoirement les points suivants:

• Allocution du président;
• Approbation du procès-verbal (P.V.) de l’A.G. Précédente;
• Le ou les points nécessitant la convocation d’AG extraordinaire
• Divers

Quand un membre effectif désire porter un point à l’ordre du jour, il doit en aviser par écrit le C.A. au plus tôt et obligatoirement huit jours avant tout A.G.

Chaque membre effectif dispose d’une voix et peut être porteur de d’une seule procuration.

Article 9 : Du Conseil d’administration (C.A.).

Les mandats au sein du conseil d’administration sont exercés à titre bénévole.

Les administrateurs sont tenus au secret des délibérations.

Les candidatures seront adressées au président par écrit, au plus tard 7 jours ouvrables avant la date prévue pour l’assemblée générale. De par leur seule candidature, les membres élus au C.A. acceptent de remplir les activités dans les domaines qui leur seront dévolus par décision du C.A. lors de sa première réunion suivant l’assemblée générale statutaire.

Hors le motif de maladie dûment reconnu, tout administrateur absent au cours d’un même mandat à trois réunions, consécutives ou non, sans se faire représenter, ou à cinq réunions en faisant usage de procurations, pourra être considéré par le C.A. comme démissionnaire d’office. L’intéressé sera néanmoins invité à communiquer au C.A. la motivation de son absence.

Article 10: Des responsabilités et attributions.

Les attributions respectives des membres du C.A. sont réparties de la manière suivante:

1. Le président.

Ses attributions principales sont :

• Définition de la politique générale de l’A.S.B.L., politique qu’il soumet à l’approbation du C.A. et de l’assemblée générale;
• Direction des réunions de l’A.G. et du C.A.;
• Approbation du projet de P.V. des réunions du C.A. et de l’A.G.;
• Signature des pièces qui engagent l’A.S.B.L. conjointement avec le secrétaire ou le vice-président.
• La représentation extérieure de l’ASBL
• Les contacts officiels avec toutes les autorités
• La centralisation des demandes émanant des membres de l’association ou de tiers extérieurs.

2. Le vice-président.

Il est généralement chargé de seconder le président dans toutes ses fonctions et de le remplacer en cas d’empêchement.

II est particulièrement chargé de:

• Réaliser l’objet social;
• Veiller au respect des statuts, du présent règlement et des lois qui gèrent l’A.S.B.L.;
• Veiller à la conservation du patrimoine;
• Mettre en œuvre la procédure de réception des legs éventuels;
• Signer, conjointement avec le président toute pièce qui engage l’A.S.B.L.;
• Mettre en place la procédure de la dissolution éventuelle de l’A.S.B.L.;
• L’application éventuelle d’une procédure de révocation d’un membre effectif;
• Superviser la gérance.

3. Le secrétaire.

Il est chargé du travail administratif, conformément aux dispositions des statuts et du présent règlement.

Ses attributions comprennent entre autres les responsabilités et activités suivantes :

• Convoquer et organiser l’A.G.
• Convoquer et organiser les C.A.;
• Organiser les élections des administrateurs;
• Rédiger l’ordre du jour des A.G.;
• Etablir les P.V. des A.G. et des C.A.;
• Signer, conjointement avec le président toute pièce qui engage l’A.S.B.L.;
• Signer pour « Bon à payer » les factures relatives aux fournitures du secrétariat;
• Traiter le courrier ayant trait aux affaires courantes et qui n’est pas du domaine d’un autre membre du C.A.;
• Mettre le C.A. au courant de toute correspondance importante reçue ou expédiée;
• Tenir à jour la liste des membres de l’association avec l’aide du trésorier;
• Veiller aux publications imposées aux A.S.B.L., dans les délais prévus dont notamment les documents aux Annexes du Moniteur Belge et au Greffe du Tribunal du Commerce du siège de l’A.S.B.L.;
• Aviser le président de l’éventuelle non-exécution des décisions du C.A.;
• Veiller à la poursuite des affaires entamées dont l’aboutissement est freiné ou en suspens;

4. Le trésorier.

Il est responsable de la tenue des livres comptables et de l’utilisation des fonds gérés par le C.A. Il veillera en outre à réaliser la productivité optimale des sommes non engagées.

En matière de budget et de comptes, il :

• Comptabilise régulièrement les recettes et les dépenses et en classe les pièces justificatives;
• Provoque les transferts de fonds suivant décision du C.A.;
• Veille au paiement des taxes et impôts;
• Etablit et signe les chèques et virements pour les dépenses courantes justifiées par des factures qui ont été contresignées pour « Bon A Payer » par un administrateur habilité;
• Veille à l’exécution du budget tel qu’il a été voté par l’A.G. et informe le C.A. de son évolution au cours de l’année sociale
• Met le C.A. au courant de toute irrégularité ou retard dans le paiement de loyers ou de charges.

En matière de cotisation, il :

• Propose le montant de la cotisation à l’A.G, après accord du C.A.
• Communique au secrétaire et au président une liste des membres en règle de cotisation.

Article 11 : Des Archives :

Les documents et archives doivent être conservés sans exception au siège de l’A.B.S.L. Les membres du C.A. pourront consulter sur place et sur rendez-vous, les pièces qu’ils désirent, sans les emporter.

Article 12: Des engagements des membres :

Tous les membres signeront le formulaire d’adhésion tel que définit en annexe 1 avant que leur inscription ne soit considérée comme définitive et se feront fort en toute circonstance de respecter la charte de bonne conduite telle que définie en annexe 2. Si les clauses comprises au formulaire d’adhésion ou à la charte de bonne conduite sont modifiées significativement, les membres se verront proposés la nouvelle version à la signature pour approbation.

Article 13: De la Présence aux activités:         

Si un membre inscrit à une activité ne peut y participer, il doit se désinscrire, ou prévenir une des personnes du comité le plus rapidement possible afin de libérer sa place pour qu‘un autre membre puisse participer à l’activité. En cas d’absence et à défaut de motif grave, si un membre est absent lors de l’activité, il ne pourra participer à l’activité suivante. S’il y est inscrit, il sera automatiquement enlevé de la liste des participants. Si l’activité suivante est une activité pour lequel le membre a payé une participation, il sera autorisé à y participer mais il ne pourra pas participer à l’activité qui suivra l’activité pour laquelle il a payé une participation.

Article 14: Du Paiement de la participation aux activités:

En cas de proposition par le comité d’une activité payante, le comité indiquera une date limite de paiement. C’est la réception du paiement sur le compte de l’ASBL qui validera la participation du membre. Si à la date limite, le paiement des sommes dues, telles que convenu dans le calendrier de paiement de l’activité, ne figurent pas sur le compte de l’ASBL et à moins que le président n’ait été informé du motif du retard de paiement et n’ait marqué son accord sur celui-ci, la participation du membre à cette activité sera automatiquement annulée et la(les) places prévues pour lui sera(seront) mise(s) à disposition d’autres membres. Les paiements reçus après la date limite seront remboursés (éventuellement déduits d’arrhes si le club a dû en verser) au membre en retard de paiement.

Article 15 : Des sanctions :

Le conseil d’administration pourra exclure tout membre de l’A.S.B.L. qui ne respecterait pas la charte de bonne conduite ou qui manquerait aux obligations décrites dans le ROI et dans les statuts de l’ASBL. Un unique avertissement lui sera adressé par écrit ou par courriel. Son éventuelle exclusion de l’A.S.B.L. pourra être décidée par le CA sans nécessité de consultation ultérieure avec le membre.

Article 16 : De la représentation :

L’A.S.B.L. pourra être présente, sous forme de stand, à des événements organisés par ses membres ou par elle-même. Elle pourra également assister des tiers qui auraient un objectif social similaire au sien ou qui organiserait des activités qui seraient compatibles avec son objectif social.        

A moins qu’il ne fasse partie du comité d’administration de l’ASBL, aucun membre (effectif ou adhérent) ne peut utiliser le nom de l’ASBL pour obtenir pour lui-même ou pour des tiers des avantages généralement quelconques ni ne peut engager l’ASBL au niveau financier.

Article 17 : Des accidents et incidents

Si un accident ou un incident survient lors d’une activité organisée par l’A.S.B.L. la poursuite de l’activité pour le groupe ou pour le ou les personnes concernées sera décidée par au moins deux membres effectifs présents en tenant compte des circonstances et de l’état physique des participants et des machines impliquées. Leur avis sera sans appel.

Article 18 : Enregistrement des tracés

Durant les randonnées organisées par le club, il est interdit de mémoriser les traces via GPS ou toutes autres applications. Seuls, les membres du conseil d’administration sont autorisés à utiliser un GPS et à désigner une tierce personne à l’utilisation de celui-ci afin  de guider un groupe.

Article 19 : COVID-19

Voir annexe 3.

Il s’agit de l’extrait du texte en vigueur à dater de octobre 2020 ce dernier évoluera en fonction de la pandémie et le CA de Walquad l’appliquera pour les événements futurs et le fera appliquer aux membres qui devront le respecter .